You are currently viewing Rossz döntés, a rejtett költségek forrása

Rossz döntés, a rejtett költségek forrása

A költségekről általában az jut eszünkbe, ami látható: a cég működésével, adott megrendeléssel, esetleg egy fejlesztéssel kapcsolatos kiadás. Költség bújik meg viszont egy helytelen döntésben is, hiszen annak így vagy úgy, de szó szerint “ára van”. Csak ez nem mindig tudatosul bennünk.

A vállalkozások, így a cégvezetők élete szó szerint döntések sorozata: erre vagy arra, ennyiért vagy annyiért, elvállaljuk vagy nem, vele dolgozzunk vagy mással, fejlesszünk vagy ne… Döntések nélkül a cég el sem indul, nemhogy még működjön is.

Cégvezető legyen a talpán viszont, aki minden egyes dologban tökéletesen dönt. Kezdjük ott, hogy ki dönti el, mi a tökéletes? Leginkább az eredmény, vagyis a döntéshozó és az érintettek elégedettsége utólag. 

Aki előre akarja 110%-ra tudni, hogy jól dönt-e, annak üzletijós-tréninget kéne végeznie – amíg viszont ez nem létezik, marad az elemzés és az információk, amik alapján a döntéseket hozza.

Döntésképesség, mint skill

Mivel a döntéshozatal a cégvezetők egyik fő funkciója, a top 3 vezetői készség között szerepel a problémamegoldás és döntések meghozatalára való képesség is. Lehetsz akármilyen nagy tudású szakember, ha közben a szükséges döntéseket folyamatosan halasztod vagy megalapozatlanul (neadjisten hasraütve) hozod meg.

Persze dönteni mindenki tud: reggel bárki el tudja dönteni, piros vagy zöld inget akar-e felvenni, aztán salátát vagy tésztát fog-e enni ebédre. Vállalkozóként, cégvezetőként viszont ennél azért jóval magabiztosabban, megalapozottabban kell tudni kisebb vagy nagyobb fajsúlyú döntéseket hozni. 

Egész tréningek, tanfolyamok és coaching folyamatok alakultak ki az elmúlt években a vezetői döntésképesség erősítésére, a problémamegoldási készségek támogatására. A döntés meghozatala önmagában viszont csak az érme egyik oldala – tudhatjuk-e előre, hogy jó lesz-e a meghozott döntés?

Jó döntés rossz döntés

A döntés előkészítése fontosabb, mint amilyennek tűnik

Minél nagyobb a cég, annál nehezebb a napi tevékenységét, a csapatot, az infóáramlást, a döntés lehetséges kimeneteleit átlátni, összefogni és a következtetéseket belőle levonni. Ezért ahhoz, hogy a cégvezető (ügyvezető, operatív vezető, tulajdonos, whatever: a döntéshozó) döntést tudjon hozni egy adott kérdésben, előkészítésre van szüksége. 

Adja magát a példa a döntéselőkészítés fontosságára a nagyobb hierarchikus szervezetekben tisztán működő alá-fölérendeltségi szerkezet működése. Itt a szervezet működésének elválaszthatatlan része, hogy az adott döntéshozó szint alatti beosztásokban egy vagy több (vagy szinte minden) feladatkör dolga a döntéselőkészítés:

  • minden vonatkozó információ begyűjtése a témában,
  • az infók elemzése, következtetések levonása,
  • ha kell, akkor szakértők, tanácsadók bevonása,
  • az elemzések alapján döntési alternatívák kidolgozása, megalapozása, 
  • a döntési opciókhoz szükséges teendők számbavétele,
  • az opciók következményeinek és várható eredményeinek felvázolása,
  • a döntéshozó számára teljes támogatás nyújtása a döntéshozatal és a follow-up során is. 

Egy kisebb cégnél persze ezeket a feladatokat a cégvezető legtöbbször maga végzi, de minél nagyobb a vállalkozás vagy a döntés súlya, annál fontosabb az előkészítés folyamata is. Érdemes tehát bevonni a kollégákat és/vagy a témában jártas szakértőket a döntés meghozatala előtt. 

A döntés legkockázatosabb része: az ember

Gyakran fordul elő, hogy a felvázolt döntési opciók közül nehéz választani, mert nem látszik világosan, melyik a jobb verzió. 

Különösen akkor kerülünk ilyen helyzetbe, amikor embereket érintő döntés előtt állunk. Például egy fontos pozícióra való toborzási folyamatban, együttműködő partnerek kiválasztásában vagy szerződés előtti ügyfélértékelés során. 

Az emberi tényező ugyanis borzasztóan változékony, emiatt a legtöbb meglepetést tartogató, mégis kikerülhetetlen elem az üzleti életben. Hangulatai vannak, millióféle jó és kevésbé jó személyiségjegye lehet, érdekei és gondolatai vannak, ráadásul a környezete folyamatos hatással van rá és fordítva.

Ezt pedig menetközben láthatjuk csak igazán, hiszen “lakva ismerszik meg az ember”. Ugyanaz a frissen kiválasztott szakember egy adott kollektívába bekerülve viselkedhet a legjobb csapatjátékosként vagy a legnagyobb oszd-meg-és-uralkodj kavarógépként is.

Döntés ember

Az ember (akár a kollégád, akár a partnered, az ügyfeled, stb) bármikor meggondolhatja magát, saját érdekei, céljai vannak és őt is érik naponta különböző behatások más emberektől. Cégvezetőként te a céged érdekében szemléled a helyzetet és az adott döntést – ő pedig a saját érdekei mentén, bármik is azok. 

Sokszor hallom cégtulajdonosoktól a kérdést, hogy miért nem ugyanolyan szívügye a beosztottaknak a cég sikere, mint nekik? Hát azért barátom, mert nem az övék az a cég. Hanem a tied.

Hiába egy irodában dolgoztok, egy cég érdekében, ez nem az ő “babájuk”. Az ő szívügyük, az ő “babájuk” más: szakmai fejlődés, pénz, család, hobbi, kinek mi. 

Cégvezetőként ne várd el, hogy aki neked fizetésért, alkalmazottként dolgozik a szomszéd asztalnál, ugyanúgy az élete középpontjának tekintse a cégedet, ami nem az övé. Neki valószínűleg ez csak egy állás, egy munka – és ez így van jól.

Ha emberekkel kapcsolatosan hozol döntést, egy dolgot mindig tarts fejben: rugalmasságra és nyitottságra lesz szükséged. Ne dőlj a dugádba, ha rossz embert vettél fel, inkább úgy hozd meg a döntést, hogy előre számolsz az emberi tényezővel is.

Nézzük a példákat: mindennapi döntéseink

Példa 1: toborzás. 

A fejvadászok és HR-esek minél tapasztaltabbak, annál jobban “érzik”, melyik jelölt a jó döntés. Mégis tudják, hogy nem minden arany, ami fénylik, és bármelyik tökéletesnek tűnő jelentkező lehet egy igazi ráfizetés majd az új munkahelyen.

Hiába tűnik toborzáskor a két shortlist-es szakember közül az egyik jobbnak, ha a próbaidő végén ki kell rúgni, mert mondjuk nem hajlandó együttműködni a csapattal. Vagy hoppá, mégiscsak hiányos a tudása, sorozatosan hibásan dolgozik, esetleg borzalmas az ügyfélkezelése élesben. 

Ez költségként nézve az alábbiak összessége (3 hónap próbaidővel számolva):

  • az illető háromhavi fizetése, 
  • a három hónap alatt nem vagy rosszul elvégzett feladatok okozta kár értéke,
  • az onboardingra és az okozott kár felszámolására szánt idő és pénz,
  • az új ember toborzására, újabb onboardingra szánt újabb összeg és idő. 

Plusz a rossz hangulat és konfliktusok, amiket az illető okozott. 

 

Példa 2: fejlesztési projekt. 

Minden egyes üzletfejlesztési folyamat a cégben egy kisebb (vagy nagyobb) sokkot okoz, mivel (jó esetben) felforgatjuk a vállalkozás megszokott működését. Kidobjuk a szükségtelen dolgokat, rendszerezünk, optimalizálunk és behozunk több-kevesebb új eszközt, módszert, szemléletet, akár embert is. 

Tegyük fel, hogy a fejlesztési folyamat során új projektmenedzsment eszközt vezetünk be, hogy optimalizáljuk a belső folyamatokat, átláthatóbbá tegyük, szinkronizáljuk a csapat munkáját. Ez nem egy döntést igényel, hanem egész döntéssorozatot, de nézzük most csak a konkrét eszköz kiválasztását.

Ma már számtalan megoldás létezik arra, hogy különböző méretű és profilú csapatok munkáját összefogjuk. Egyszerű post-it kanban tábla a falra a meeting szobában, vagy egy masszív Monday.com jellegű eszköz lenne a jobb? Alapos DÖNTÉSELŐKÉSZÍTÉS kellett volna, ugye.

Az előkészítésre viszont nem figyelsz most annyira, sietni kell, gyorsan választasz egyet, de pár hét alatt kiderül, hogy a megoldás a csapat és a feladatok dinamikájának nem megfelelő. Nézzük, milyen rejtett költségekkel járt a rossz döntés:

  • a választott megoldásra kifizetett összeg,
  • a technikai bevezetésre és oktatásra szánt idő és kapacitás értéke,
  • a szükséges infók, részletek felvezetése az új eszköz felületére, vagyis ismét idő/kapacitás értéke,
  • a csapat munkájának lassulása okozta veszteségek értéke,
  • az ismeretlen felület használata során (egyébként normálisan) történt bénázásból eredő késések, hibák és azok javításának értéke,
  • újabb döntési folyamattal kapcsolatos látható és rejtett költségek.
Hogyan ne hozzunk rossz döntést

Szóval hogyan NE hozzunk rossz döntést?

Sajnos senki nem fog téged megvédeni attól, hogy időnként rosszul (vagy nem tökéletesen – nem ugyanaz!) dönts. Amit tehetsz az az, hogy mielőtt döntést hoznál egy adott kérdésben, az eddiginél nagyobb figyelmet és több időt szánsz a döntéselőkészítésre.

Hidd el, minél átfogóbban, mélyebben vizsgálod (vagy vizsgálja helyetted valaki) a helyzetet és az opciókat, annál nagyobb az esélyed az alternatívák közül a legjobbat választani. Esetleg újabb alternatívát kidolgozni. 

A lényeg: alaposan vizsgáld meg a helyzetet, figyelj a döntéselőkészítésre és follow-upra, közben pedig ne halogasd a döntés meghozatalát csak azért, mert parázol. 

Az időben meghozott rossz döntés időben felismerve javítható. A túl későn hozott jó döntés pedig legtöbbször már nem jó döntés.

Üzletfejlesztési tanácsadás

Úgy érzed, jobb döntésekkel lehetne hatékonyabb is a vállalkozásod? Igyunk egy kávét.